Более 20 лет назад в Российской Федерации был принят закон об электронной цифровой подписи. Данный закон стал основой крупномасштабного перехода от бумажных документов к электронным, в том числе при декларировании товаров. В течении этого периода в практику электронного документооборота внедрялись новые информационные решения, которые были призваны улучшить процесс предоставления электронных документов. Одной из таких инновационных разработок является машиночитаемая доверенность, которая предлагает новые возможности признавать электронный документ, равнозначным документу на бумажном носителе, а также может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.
Применение данной технологии в электронном документообороте регламентируется следующими Федеральными законами: от 06.04.2011 № 63‑ФЗ, от 27.12.2019 № 476-ФЗ, от 14.07.2022 № 339-ФЗ, от 19.12.2022 № 536-ФЗ.
С 01.09.2023 в электронном обмене с ФТС России при подписании документов используется МЧД. В данной статье мы рассмотрим принципы работы машиночитаемой доверенности при декларировании товаров на примере программы ВЭД-Декларант.
1. Схема работы машиночитаемой доверенности
В случаях предоставления электронных документов в ЕАИС ФТС России, подписанных с использованием КЭП физического лица, не имеющего права действовать от имени юридического лица без доверенности, необходимо предоставлять МЧД с указанием соответствующих юридического и физического лиц, а так же полномочий данного физического лица.
Общая схема информационного взаимодействия с использованием МЧД представлена на рисунке ниже.
Информационный обмен можно разделить на два этапа: создание МЧД и подача таможенных документов с использованием МЧД.
На первом этапе руководитель организации (в отдельных случаях это может быть доверенное лицо) создает машиночитаемую доверенность на сотрудника.
Шаг 1. Подготовка электронного документа МЧД. В отличие от традиционной бумажной доверенности доверенность МЧД не содержит произвольного текста и предполагает заполнения следующих полей:
• Сведения о доверителе;
• Срок действия доверенности (дата начала и дата окончания действия доверенности);
• Доверенное лицо (ФИО, ИННФЛ и СНИЛС);
• Признак передоверия. Передоверие позволяет руководителю организации делегировать права создания доверенностей на сотрудников. Например, главная МЧД может быть создана для руководителю отдела ВЭД. Руководитель отдела ВЭД по своей доверенности может самостоятельно создать МЧД для декларантов без обращения к руководителю организации;
• Полномочия. На данный момент при декларировании товаров применяются два кода полномочий:
FTS_10001 – Подписание таможенных документов для представления заинтересованными лицами в таможенные органы в рамках таможенного декларирования и таможенных операций, связанных с подачей, регистрацией, отзывом таможенной декларации, изменением (дополнением) сведений, заявленных в таможенной декларации, и выпуском товаров;
FTS_10002 – Подписание иных электронных документов для представления заинтересованными лицами в таможенные органы, не связанных с таможенным декларированием товаров, транспортных средств и выпуском товаров.
Подготовленная доверенность передается в информационную систему таможенных органов. На данный момент ФТС предлагает участнику ВЭД два способа передачи доверенности: через личный кабинет участника ВЭД или с использованием специализированных программных средств (в соответствии с разработанной ФТС спецификацией).
Шаг 2. Регистрация МЧД. Информационная система таможенных органов в течении небольшого времени (обычно это 4-5 минут) проверяет предоставленную доверенность и присваивает ей статус «Зарегистрирована» и выдает два регистрационных номера. При декларировании товаров используется «Единый регистрационный номер». Единый регистрационный номер МЧД имеет следующий вид: 03a443bd-c844-4e4f-a24d-b0801081e52a.
МЧД может быть не зарегистрирована информационной системой таможенных органов. При этом система предоставит сообщение с одной из ошибок:
• 04.00001.01 МЧД с данным идентификатором уже содержится в базе данных;
• 04.00003.02 Реквизиты организации не соответствуют реквизитам в БД ФНС России;
• 04.00003.99 При запросе БД ФНС произошла ошибка;
• 99.99999.99 Общая ошибка при работе системы;
В этом случае необходимо проверить сведения в МЧД и отправить запрос на регистрацию МЧД еще раз.
Кроме запроса на регистрацию МЧД руководитель также может выполнить отзыв МЧД или поверить наличие полномочий в зарегистрированных МЧД.
Шаг 3. Руководитель организации передает единый регистрационный номер МЧД декларанту. Отметим, что декларант может увидеть единый регистрационный номер своей МЧД самостоятельно в личном кабинете участника ВЭД.
Среди особенностей работы с МЧД можно выделить следующие:
• Личный кабинет (ЛК) ФТС поддерживает возможность загружать МЧД в едином формате ФНС;
• Информационная система таможенных органов по МЧД выдает два регистрационных номера (единый и внутренний);
• МЧД на сотрудника создается однократно на период ее действия.
2. Создание МЧД в ЛК ФТС
Как было отмечено выше МЧД может быть создана в личном кабинете участника ВЭД на сайте ФТС https://edata.customs.ru. Для этого необходимо:
1. Авторизоваться в личном кабинете на сайте ФТС с помощью электронной подписи руководителя организации.
2. Открыть сервис «Доверенность МЧД».
3. В списке доверенностей нажать на ссылку «Создание новой доверенности». Если данная ссылка у вас не отображается, то необходимо проверить в профиле пользователя ЛК свои полномочия. Скорее всего, ваш авторизованный пользователь не определен как руководитель организации.
4. В появившейся форме заполнить все необходимые поля и нажать кнопку «Создать доверенность». Обращаем внимание, если ФИО нужного сотрудника отсутствуют, то необходимо сначала выполнить шаги по его добавлению, как сотрудника организации (см. раздел справки «Как добавить сотрудника в ЛК организации»).
5. После этого созданная доверенность появится на вкладке «Черновики» и будет находится в статусе «Отправлена».
6. После регистрации доверенности она появится на вкладе «Действующие». Далее необходимо ее открыть и выписать единый регистрационный номер для передачи декларанту. Единый регистрационный номер можно скопировать из поля «Идентификатор файл» (необходимо копировать последние 36 символов) или на вкладе «Состав и структура документа».
7. Полученный единый регистрационный номер МЧД передать декларанту.
3. Работа с МЧД в программе ВЭД-Декларант
Подача декларации вместе с МЧД в программе ВЭД-Декларант почти не отличается от привычных действий по подготовке документов и ведению информационного обмена. Единственное отличие – это настройка профиля организации в программе Монитора ЭД для работы с подписью физического лица:
1. Нажать правой кнопкой на иконке Монитор ЭД и в появившемся меню выбрать «Настройка-Пользователи и профили».
2. В появившемся окне выбрать нужный профиль и в настройках электронной подписи указать электронную подпись физического лица, поставить переключатель «Машиночитаемая доверенность (МЧД)», ввести полученный единый регистрационный номер МЧД и ИНН владельца МЧД.
На этом настройка МЧД закончена.
Заключение
В заключении хотелось бы отметить несколько наиболее важных моментов, связанных с использованием МЧД:
• Если вы пользуетесь электронной подписью на сотрудника, то можете ей продолжать пользоваться, как и раньше (без использования МЧД). Но с 01.09.2024 года ЭП сотрудников применяться не будут;
• Данная статья написана до 1 сентября, поэтому существуют вопросы относительно того, какой регистрационный номер МЧД использовать. В данной статье мы исходили из единого регистрационного номера, который в нашем случае имел вид 03a443bd-c844-4e4f-a24d-b0801081e52a. На практике может оказаться, что необходимо использовать внутренний регистрационный номер МЧД (он отображается в общем списке доверенностей и в нашем примере он имеет вид Д/МЧД/230823/00000057).