В 2023 году транспортная отрасль стала одним из лидеров процесса цифровизации. Подталкивают к использованию IT-инфраструктуры логистический бизнес России и высокая конкуренция в сегменте грузоперевозок, и государственные инициативы. Одним из последних нововведений для отечественных перевозчиков стала электронная транспортная накладная (ЭТрН). Её внедрение в практику для многих компаний оказалось трудной, но важной задачей на 2024 год. О преимуществах, сложностях и советах участников рынка по использованию новой системы рассказываем в материале.
Как появилась и чем полезна ЭТрН
С начала обсуждения интеграции электронных накладных в российскую логистическую отрасль прошло уже 5 лет. В 2019 году пилотный проект впервые представили в Министерстве транспорта, постепенно внедряя его на региональном, а затем и на федеральном уровнях. Сегодня формализованные электронные перевозочные документы регулируются двумя законодательными актами – Федеральным законом № 336-ФЗ и Приказом Федеральной налоговой службы №ЕД-7-26/1065@, а использовать ЭТрН в практике соглашаются все больше перевозчиков. “Мы видим, как повышается интерес рынка к электронным транспортным накладным. Трафик документооборота в сервисе “Логистика” в январе-феврале 2024 года вырос более чем в 10 раз, по сравнению с данными за аналогичный период 2023 года”, – отметила Оксана Леонова, эксперт сервиса Логистика от Контура.
По словам представителей отрасли, использование электронного оформления автомобильных грузоперевозок по России улучшает прозрачность логистического процесса в отношении оплаты счетов и информированности участников цепочки. Директор ООО ТЭК «Кентавр» Игорь Венедиктов считает, что действующая система бумажного документооборота – благодатная почва для мошеннических действий, от которых страдает в первую очередь логист. Электронный перевозочный документ, подписанный всеми сторонами и размещенный на федеральном электронном ресурсе, напротив, делает сделку полностью прозрачной.
Кроме этого, благодаря ЭТрН перевозчик ускоряет процесс подписания документов, снижает количество ошибок в документах благодаря роботизированным технологиям, а также экономит на бумаге и обслуживании офисной техники для печати. Отказ от прежней системы предоставления данных ведет и к стабильности финансового планирования грузоперевозчиков: директор не занимается внезапным поиском дополнительной ликвидности, чтобы оплатить доставку, накладные по которой были потеряны в прошлом периоде, теперь нашлись и требуют оплаты.
«Главное преимущество электронного документа в том, что он доступен сразу всем участникам логистической цепочки. Клиент, таким образом, уверен в прозрачности перевозок и скорости передачи документов. Водители-экспедиторы смогут не брать с собой бумажные документы и при проверке предъявлять сотрудникам ГИБДД только QR-код на смартфоне. Работникам архива и служб документационного обеспечения не нужно будет печатать и пересылать бумажные копии – все сохранится в электронном виде, что облегчит поиск документов», – отметили в пресс-службе ГК «Деловые Линии».
Как подготовиться к переходу
Несмотря на интерес к электронному формату обмена документами, бизнес пока не спешит избавляться от бумажных носителей. «Переход на электронный документооборот — это трудозатратный процесс. Компаниям нужно перестроить бизнес-процессы для начала работы по-новому, обучить сотрудников. Еще одна сложность внедрения ЭТрН – длинная цепочка документооборота. Документ заполняют сразу от трех до шести участников, все они должны быть подключены к ЭДО. При этом крупные игроки рынка перевозок обычно положительно относятся к возможности перехода, а малый бизнес неохотно пробует новые инструменты», – отмечает Оксана Леонова. С этим мнением соглашаются и другие участники рынка.
«Часто слышу и вижу экспертные оценки, которые говорят о том, что порядка 70% перевозчиков – это малый бизнес, чаще ИП. Этот сегмент рынка часто предвзято относится к технологиям, которые приводят к повышению прозрачности. Отсюда часто появляются возражения: “у меня только кнопочный телефон”, “ на дорогах и складах часто нет интернета”, “как ИП подписать документы на мобильном устройстве”, “нам это пока не подходит в силу специфики”. Конечно, эти возражения имеют место быть, но не являются нерешаемыми», – подчеркивает руководитель направления электронных перевозочных документов ГК “Астрал”, Антон Шевченко . По словам эксперта, основными причинами отказа от перехода на ЭТрН в 2024 остаются высокая вариативность рынка (компании отличаются по масштабу, специфике перевозки, уровню цифровой зрелости и так далее), консерватизм, предубеждения и завышенные ожидания пользователей.
Перевозчики, которые уже успели перейти на новый формат, готовы делиться экспертизой, но предупреждают, участникам рынка при внедрении ЭТрН придется обучать не только водителей, но и логистов, руководителей автоколонн, диспетчеров и других сотрудников. С точки зрения дополнительного оборудования участникам цепочки понадобятся цифровые подписи и мобильные устройства для водителей. «В этом вопросе важно не только подготовить кадры, настроить внутренние процессы документооборота, но и найти надежного оператора ЭДО. В нашем случае именно он помогает решить возникающие вопросы либо самостоятельно, либо с привлечением рабочей группы с участием Министерства транспорта», – подчеркивают в пресс-службе ГК “Деловые Линии”.
Ускорить процесс перехода на ЭТрН поможет и наличие функционала обмена ЭПД в большинстве систем автоматизации. «В этом смысле хорошая практика и достижение в том, что в типовых конфигурациях “1С” есть сервис 1С-ЭДО, который позволяет обмениваться и ЭТрН и ЭПЛ и другими документами в электронном виде», отмечает Антон Шевченко Впрочем, помогают отрасли, по словам участников отрасли, и развитие рынка ЭДО в России, которое приводит к появлению новых требований. Положительно влияет и наличие первых кейсов об опыте использования ЭТрН крупными компаниями. Так, участники рынка могут ознакомиться с реальными примерами и оценить выгоды.
Во сколько обойдется переход на ЭТрН
Введение электронной транспортной накладной может потребовать определенных затрат, которые варьируются в зависимости от различных факторов: отрасль, размер предприятия и выбранное программное обеспечение. Вопрос очень относительный и всё зависит от того как компания переходит на ЭТрН. К примеру, можно просто купить лицензию и пакет услуг у оператора ЭДО или посредника, а можно переработать свои процессы и информационные системы. «При подходах к такой оценке, мы оперируем определением “жизненный цикл документа”, то есть необходимо определить, как живет документ с момента его формирования (в системе или вручную) до момента принятия к учету данных из этого документа и его переноса в архив с последующей утилизацией через 5 лет. У каждого перевозчика эти процессы построены по-разному, поэтому жизненный цикл и стоимость разнятся. По экспертным оценкам, стоимость 1 ЭТрН составляет от 150 до 700 рублей», – отметил Антон Шевченко.
Что касается стоимости услуг операторов ЭДО, в 2024 году они варьируются от 4 до 6,5 ₽ за документ. Но стоит отметить, что, если клиент хочет, чтобы работа с ЭТрН была полностью автоматизирована, то услуга будет стоить дороже, чем вариант с возможностью ручного ввода данных в поля документа.
В 2024 году внедрение электронной транспортной накладной будет оставаться одним из ключевых трендов процесса автоматизации и оптимизации логистической отрасли. Участники рынка сходятся во мнении, что переход на цифру неизбежен и при переходе ЭТрН в обязательный статус многим «серым» игрокам придется покинуть рынок. У тех, кто только начал настраивать процессы, выход только один – осваивать новые технологии с удвоенной скоростью. Впрочем, успешные кейсы использования электронного формата отчетности на рынке уже есть, поэтому другим грузоперевозчикам понять, как перестроить бизнес-процессы и разобраться в измененном бухгалтерском и налоговом учетах будет проще и быстрее
Источник: Виртуальная таможня